Poradniki › Kalendarz dokumentów specjalisty
Kalendarz dokumentów specjalisty na rok szkolny: co przygotować od września do czerwca
W skrócie: pedagog, pedagog specjalny i psycholog mają w roku dwa twarde punkty: wrzesień (plan pracy, dziennik, IPET dla uczniów z orzeczeniem) oraz koniec półrocza i roku (okresowa WOPFU, ocena efektywności pomocy, sprawozdanie). Przez cały rok prowadzą dziennik specjalisty i reagują na terminy, które biegną od zdarzeń, np. od złożenia orzeczenia albo od prośby poradni o opinię.
Terminy dokumentacji pedagoga czy psychologa nie są zebrane w jednym przepisie. Część wynika z rozporządzeń, część z procedur Twojej szkoły, a część z tego, czego dyrektor oczekuje „na wczoraj”. Poniżej rok w dużych blokach, z zaznaczeniem, co jest obowiązkiem z przepisu, a co szkolną praktyką.
Rok szkolny w pięciu blokach
| Kiedy | Dokumenty | Kto | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Wrzesień | Plan pracy na rok | każdy specjalista | praktyka; zadania do planu: § 24 i § 24a rozp. PPP, § 3 rozp. o wykazie zajęć |
| Wrzesień | IPET dla ucznia z orzeczeniem, poprzedzony WOPFU | zespół nauczycieli i specjalistów | § 6 ust. 4 i ust. 5 rozp. o kształceniu specjalnym (do 30 września albo 30 dni od złożenia orzeczenia) |
| Wrzesień | Diagnoza czynników chroniących i czynników ryzyka do programu wychowawczo-profilaktycznego | dyrektor albo upoważniony pracownik, często pedagog lub psycholog | art. 26 ust. 2–3 Prawa oświatowego; § 6 ust. 2 rozp. o profilaktyce (30 dni od rozpoczęcia roku) |
| Cały rok | Dziennik specjalisty | pedagog, pedagog specjalny, psycholog, logopeda | § 18 rozp. o dokumentacji przebiegu nauczania |
| Cały rok, według zdarzeń | Nowe orzeczenie, opinia o funkcjonowaniu dla poradni, wniosek do poradni przy braku poprawy | zespół / dyrektor ze specjalistami | § 6 ust. 5 rozp. 1309; § 7 ust. 2–3 rozp. o orzeczeniach i opiniach; § 20 ust. 11 rozp. PPP |
| Koniec I półrocza | Okresowa WOPFU i ocena efektywności IPET; ocena efektywności pomocy; sprawozdanie śródroczne | zespół; specjaliści prowadzący zajęcia | § 6 ust. 9 rozp. 1309; § 20 ust. 9 rozp. PPP; sprawozdanie – praktyka |
| Czerwiec | Okresowa WOPFU, ocena efektywności pomocy, sprawozdanie roczne z wnioskami na kolejny rok | zespół; każdy specjalista | § 6 ust. 9 rozp. 1309; § 20 ust. 9 rozp. PPP; sprawozdanie – praktyka |
To jest szkielet, nie harmonogram co do tygodnia. Konkretne daty ustala Twoja szkoła: w procedurze udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej, w zarządzeniu dyrektora albo w kalendarzu rady pedagogicznej. Zacznij od sprawdzenia tych dokumentów, bo to one mówią, kiedy oddajesz sprawozdanie i ocenę efektywności.
Wrzesień: plan pracy i dziennik
Żaden przepis nie wymaga od specjalisty planu pracy w określonym dniu. W wielu szkołach dyrektor zatwierdza go do końca września i trudno sobie wyobrazić kontrolę bez niego. W planie nazwij zadania, które daje Ci prawo: zadania pedagoga i psychologa opisuje § 24 rozporządzenia o pomocy psychologiczno-pedagogicznej, pedagoga specjalnego § 24a. Zakres pracy w ramach pensum określa rozporządzenie o wykazie zajęć: § 3 ust. 1 dla pedagoga, psychologa i logopedy, § 3 ust. 2 dla pedagoga specjalnego.
Dziennik specjalisty zakładasz od pierwszego dnia. Ma zawierać tygodniowy rozkład zajęć, opis czynności, kontakty z osobami i instytucjami oraz uczniów objętych pomocą (§ 18 rozporządzenia o dokumentacji). Jeśli rozkład zajęć zmieni się w październiku, zapisz zmianę, a nie nadpisuj starego.
Ocena efektywności: kiedy, skoro przepis nie mówi
Tu najczęściej pojawia się nieporozumienie. § 20 ust. 9 rozporządzenia o pomocy psychologiczno-pedagogicznej każe ocenić efektywność udzielonej pomocy i sformułować wnioski, ale nie podaje ani częstotliwości, ani terminu. Rytm „co najmniej dwa razy w roku” dotyczy czegoś innego: okresowej WOPFU i oceny efektywności IPET ucznia z orzeczeniem (§ 6 ust. 9 rozporządzenia o kształceniu specjalnym). Szkoły zwykle ustalają ocenę pomocy na koniec półrocza i roku, ale to termin z ich procedury, nie z rozporządzenia.
Przykład wniosku z oceny efektywności: „Uczeń po 14 zajęciach korekcyjno-kompensacyjnych czyta tekst z podręcznika w tempie zbliżonym do klasy. Wniosek: kontynuować zajęcia do końca roku, zmniejszyć dostosowanie czasu na sprawdzianach z języka polskiego.”
Zapis, który nic nie daje: „Pomoc przyniosła efekty, uczeń robi postępy.” Brakuje w nim tego, co się zmieniło i co z tego wynika.
Pełne, wypełnione wersje oceny efektywności i sprawozdań są w teczce pedagoga szkolnego oraz w teczkach pedagoga specjalnego i psychologa poniżej.
Terminy, które biegną od zdarzenia
Tych nie wpiszesz do kalendarza we wrześniu. Przy nowym orzeczeniu zespół ma 30 dni od jego złożenia w szkole na WOPFU i IPET (§ 6 ust. 5); plan tego miesiąca opisujemy w poradniku Uczeń z nowym orzeczeniem. Gdy poradnia poprosi o opinię o funkcjonowaniu ucznia, szkoła ma 10 dni kalendarzowych od wpływu prośby do dyrektora (§ 7 ust. 3 rozporządzenia w sprawie orzeczeń i opinii). Zespół ucznia z orzeczeniem spotyka się co najmniej dwa razy w roku (§ 6 ust. 7), a rodzice dostają pisemne zawiadomienie o terminie (§ 6 ust. 11).
Najczęstsze błędy
- Dziennik uzupełniany raz w miesiącu. Kontakty i czynności wpisane z pamięci po czterech tygodniach są ogólnikowe i wyglądają na dopisane.
- Pomylenie dziennika z teczką ucznia. Dziennik specjalisty to § 18, indywidualna teczka ucznia to § 19 tego samego rozporządzenia. W teczce lądują m.in. WOPFU i IPET, nie Twoje notatki z tygodnia.
- Jedna ocena efektywności na wszystko. Ewaluacja IPET i ocena efektywności pomocy psychologiczno-pedagogicznej to dwa różne dokumenty z dwóch różnych rozporządzeń.
Szczegółowy kalendarz roku masz w teczce
W teczkach COS jest rozpisany harmonogram dokumentów miesiąc po miesiącu, wypełnione plany pracy, dzienniki, oceny efektywności i sprawozdania dla Twojej roli. Otwierasz, dopasowujesz do swojej szkoły i drukujesz.
Pytania, które słyszymy najczęściej
Czy plan pracy specjalisty jest obowiązkowy?
Rozporządzenia nie nakładają go wprost i nie podają terminu. W praktyce wymaga go dyrektor, bo bez planu trudno rozliczyć zadania z § 24 lub § 24a rozporządzenia o pomocy psychologiczno-pedagogicznej. Sprawdź, co przewiduje regulamin albo zarządzenie w Twojej szkole.
Ile razy w roku robi się ocenę efektywności pomocy?
Przepis (§ 20 ust. 9 rozporządzenia o pomocy psychologiczno-pedagogicznej) nie określa częstotliwości. Termin ustala szkoła, najczęściej na koniec półrocza i roku. Dla ucznia z orzeczeniem obowiązuje dodatkowo okresowa WOPFU z oceną efektywności programu, co najmniej dwa razy w roku (§ 6 ust. 9 rozporządzenia o kształceniu specjalnym).
Kto odpowiada za to, czy dokumentacja jest prowadzona?
Dyrektor (§ 26 rozporządzenia o dokumentacji przebiegu nauczania). Za treść swoich wpisów odpowiadasz Ty, dlatego dziennik prowadź na bieżąco.
Wolisz, żeby ktoś Ci to pokazał krok po kroku?
Na szkoleniach NODN COS trenerki-praktyczki przechodzą przez te dokumenty na konkretnych przypadkach i odpowiadają na pytania. Udział w webinarze na żywo jest bezpłatny, a zaświadczenie z akredytowanej placówki dostajesz w pakiecie. Do nagrań wracasz, kiedy chcesz.
Podstawa prawna: rozporządzenie MEN z 9 sierpnia 2017 r. w sprawie zasad organizacji i udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1798), § 20 ust. 9 i 11, § 24, § 24a; rozporządzenie MEN z 9 sierpnia 2017 r. w sprawie warunków organizowania kształcenia, wychowania i opieki dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych, niedostosowanych społecznie i zagrożonych niedostosowaniem społecznym (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1309), § 6; rozporządzenie MEN w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania (t.j. Dz.U. 2024 poz. 50), § 18, § 19, § 26; rozporządzenie MEiN w sprawie wykazu zajęć prowadzonych bezpośrednio z uczniami przez nauczycieli specjalistów (Dz.U. 2022 poz. 1610), § 3; ustawa – Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. 2026 poz. 820 ze zm.), art. 26; rozporządzenie MEN w sprawie zakresu i form działalności wychowawczej, edukacyjnej, informacyjnej i profilaktycznej w celu przeciwdziałania narkomanii (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1449), § 6; rozporządzenie ME w sprawie orzeczeń i opinii wydawanych przez zespoły orzekające (Dz.U. 2026 poz. 428), § 7. Aktualne brzmienie potwierdzisz u źródła: isap.sejm.gov.pl.
Teczki dla Twojej roli