Poradniki › Dokumentacja psychologa szkolnego
Psycholog szkolny: dokumentacja na cały rok i to, czego nie wolno w niej pominąć
W skrócie: psycholog szkolny prowadzi dziennik specjalisty (§ 18 rozporządzenia o dokumentacji przebiegu nauczania), dokumentuje zajęcia w formach pomocy psychologiczno-pedagogicznej, ocenia efektywność udzielonej pomocy i bierze udział w pracach zespołów dla uczniów z orzeczeniem. Plan pracy, karty konsultacji i sprawozdanie to dokumenty, których wymaga szkoła. Przez cały czas obowiązuje go tajemnica zawodowa psychologa.
Jesteś jedynym psychologiem na kilkuset uczniów. W ciągu dnia masz rozmowę z uczennicą po samookaleczeniu, telefon od rodzica, zespół IPET i prośbę dyrektora o „krótką informację na radę”. Wieczorem siadasz do dokumentacji i zastanawiasz się, co z tego musi być na piśmie, a co wolno zostawić tylko w głowie. Ten poradnik porządkuje dokumenty psychologa na cały rok.
Dokumenty psychologa i ich podstawa
| Dokument | Kiedy | Podstawa |
|---|---|---|
| Plan pracy | początek roku, zwykle do końca września | praktyka; zadania: § 24 rozp. PPP, § 3 ust. 1 rozp. o wykazie zajęć |
| Dziennik specjalisty | cały rok, na bieżąco | § 18 rozp. o dokumentacji |
| Dziennik zajęć w formach pomocy (np. rozwijających kompetencje emocjonalno-społeczne) | przy każdych zajęciach | § 11 rozp. o dokumentacji |
| Diagnoza czynników chroniących i czynników ryzyka | na początku roku, jeśli dyrektor Cię upoważni | art. 26 ust. 2–3 Prawa oświatowego |
| Udział w WOPFU i IPET ucznia z orzeczeniem | przy nowym orzeczeniu i okresowo | § 6 ust. 3, 4, 9 rozp. o kształceniu specjalnym |
| Ocena efektywności pomocy | termin ustala szkoła | § 20 ust. 9 rozp. PPP |
| Karty konsultacji, notatki z interwencji | po zdarzeniu | praktyka; interwencja według Standardów Ochrony Małoletnich szkoły |
| Sprawozdanie | śródroczne i roczne, według ustaleń dyrektora | dokument organizacyjny |
Terminy rozpisane tydzień po tygodniu, z gotowymi kartami i wzorami, są w teczkach psychologa. Tutaj zostajemy przy tym, co i dlaczego.
Dziennik: co wpisać, a czego nie
Dziennik specjalisty ma cztery elementy: tygodniowy rozkład zajęć, opis czynności, kontakty z osobami i instytucjami oraz uczniów objętych pomocą (§ 18). Dla psychologa problemem jest zwykle nie to, czy coś wpisać, ale ile. Dziennik czytają dyrektor i kontrolujący, czasem trafia do niego wzrok innych osób. Treść rozmowy z uczniem nie jest do tego potrzebna.
Przykład wpisu: „Konsultacja indywidualna z uczennicą kl. 7 (30 min) z inicjatywy wychowawcy. Ustalono kolejne spotkanie za tydzień, uczennica wyraziła zgodę na kontakt z rodzicem.”
Wpis, który mówi za dużo: szczegółowy opis sytuacji rodzinnej, nazwy leków i cytaty z rozmowy. To nie jest miejsce na takie informacje.
Pełne, wypełnione wpisy do dziennika, karty konsultacji i wzory notatek są w teczce psychologa szkolnego.
Tajemnica zawodowa a dokumentacja szkolna
Psychologa obowiązuje tajemnica zawodowa (art. 14 ust. 1 ustawy o zawodzie psychologa). Nie stosuje się jej, gdy poważnie zagrożone jest zdrowie lub życie ucznia albo innych osób (art. 14 ust. 3 pkt 1). To rozróżnienie wyznacza, co trafia do dokumentów dostępnych w szkole, a co zostaje w Twojej dokumentacji psychologicznej.
W sytuacji kryzysowej najpierw chronisz życie i zdrowie, potem dokumentujesz. Procedurę interwencji określają Standardy Ochrony Małoletnich Twojej szkoły (art. 22c ust. 1 pkt 2 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich). Notatkę z interwencji sporządź jeszcze tego samego dnia, kiedy pamiętasz godziny i kolejność działań.
Osobna sprawa to uczeń pełnoletni. Z ukończeniem 18 lat władza rodzicielska ustaje (art. 92 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego), więc informacje o pomocy przekazujesz wtedy jemu, a nie rodzicom (§ 23 rozporządzenia o pomocy psychologiczno-pedagogicznej).
Ocena efektywności i sprawozdanie
§ 20 ust. 9 rozporządzenia o pomocy psychologiczno-pedagogicznej każe ocenić efektywność udzielonej pomocy i sformułować wnioski, ale nie mówi, jak często. W większości szkół robi się to na koniec półrocza i roku, bo wtedy wnioski od razu trafiają do sprawozdania. Gdy mimo pomocy nie widać poprawy, dyrektor za zgodą rodziców albo pełnoletniego ucznia może wystąpić do poradni (§ 20 ust. 11). Twoja ocena efektywności jest wtedy głównym materiałem.
Przykład wniosku: „Uczeń uczestniczył w 10 z 12 spotkań grupy rozwijającej kompetencje emocjonalno-społeczne. Według wychowawcy rzadziej wychodzi z lekcji w sytuacji napięcia. Wniosek: kontynuować udział w grupie w II półroczu.”
Najczęstsze błędy
- Dziennik jak notatnik terapeutyczny. Za dużo szczegółów w dokumencie, który czytają inne osoby.
- Brak notatki po interwencji. Gdy po tygodniu rodzic albo dyrektor pyta, co się stało, nie masz na czym się oprzeć.
- Mylenie dziennika z teczką ucznia. Dziennik to § 18, indywidualna teczka ucznia to § 19 tego samego rozporządzenia.
- Plan pracy bez zadań z rozporządzeń. W planie nazwij zadania psychologa z § 24 rozporządzenia o pomocy psychologiczno-pedagogicznej, inaczej trudno je potem rozliczyć.
Dokumentacja psychologa bez składania od zera
Plan pracy, wpisy do dziennika, karty konsultacji, notatki z interwencji, ocena efektywności i sprawozdanie, wypełnione i gotowe do dopasowania. Do tego nagranie, które przeprowadzi Cię przez dokumentację roku 2026/2027.
Pytania, które słyszymy najczęściej
Czy psycholog szkolny musi prowadzić dziennik?
Tak. Dziennik specjalisty prowadzą nauczyciele specjaliści, w tym psycholog (§ 18 rozporządzenia o dokumentacji przebiegu nauczania).
Czy rodzic może zażądać notatki z rozmowy psychologa z dzieckiem?
To zależy od sytuacji i od tego, czy chodzi o dokumentację szkolną, czy o Twoją dokumentację psychologiczną objętą tajemnicą zawodową (art. 14 ustawy o zawodzie psychologa). Zasady udostępniania dokumentów warto mieć opisane w szkolnej procedurze, zanim taka prośba padnie.
Ile razy w roku robi się ocenę efektywności pomocy?
Przepis tego nie określa. Termin ustala szkoła, najczęściej na koniec półrocza i roku. Plan pierwszych tygodni z uczniem z nowym orzeczeniem znajdziesz w poradniku Uczeń z nowym orzeczeniem.
Wolisz, żeby ktoś Ci to pokazał krok po kroku?
Na szkoleniach NODN COS trenerki-praktyczki przechodzą przez te dokumenty na konkretnych przypadkach i odpowiadają na pytania. Udział w webinarze na żywo jest bezpłatny, a zaświadczenie z akredytowanej placówki dostajesz w pakiecie. Do nagrań wracasz, kiedy chcesz.
Podstawa prawna: rozporządzenie MEN w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania (t.j. Dz.U. 2024 poz. 50), § 11, § 18, § 19; rozporządzenie MEN z 9 sierpnia 2017 r. w sprawie zasad organizacji i udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1798), § 20 ust. 9 i 11, § 23, § 24; rozporządzenie MEiN w sprawie wykazu zajęć prowadzonych bezpośrednio z uczniami przez nauczycieli specjalistów (Dz.U. 2022 poz. 1610), § 3 ust. 1; rozporządzenie MEN z 9 sierpnia 2017 r. w sprawie warunków organizowania kształcenia, wychowania i opieki dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych, niedostosowanych społecznie i zagrożonych niedostosowaniem społecznym (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1309), § 6; ustawa – Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. 2026 poz. 820 ze zm.), art. 26; ustawa o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów (t.j. Dz.U. 2019 poz. 1026), art. 14; ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (t.j. Dz.U. 2026 poz. 110 ze zm.), art. 22c; Kodeks rodzinny i opiekuńczy (t.j. Dz.U. 2026 poz. 236), art. 92. Aktualne brzmienie potwierdzisz u źródła: isap.sejm.gov.pl.